Система обслуговування громадян та обробки пенсійної документації в органах Пенсійного фонду України, на сьогодні, не є такою, що відповідає сучасним вимогам та принципам інформаційного суспільства, а отже потребує рішучих комплексних змін та впровадження нових модернізованих технологій. Особливо це питання постає в умовах збільшення загального обсягу прийому громадян та численної кількості документів, що оброблюються та зберігаються в органах ПФУ.
У Пенсійному фонді України розпочато активну діяльність щодо створення нової системи обслуговування громадян та обробки пенсійної документації на базі централізованих інформаційних технологій. Перший етап запровадження системи заплановано вже на 2016 рік.
Головна мета та найвищий результат впровадження технологій – це новий покращений рівень обслуговування громадян в органах ПФУ, значне підвищення якості прийому громадян, зменшення термінів обробки заяв та документів, можливість дистанційного доступу пенсіонера до своєї пенсійної справи, виключення можливості впливу людського фактору на визначення розміру пенсії.
На першому етапі впровадження нової системи визначено чотири області України (до яких увійшла Київська область), де, зокрема, відпрацьовуватимуть технологію оцифрування пенсійних справ та запровадження єдиних стандартів обслуговування. Передбачається створення нових методів прийому громадян за принципами «бек-офіс» та «фронт-офіс». Це дасть змогу не тільки відмовитися від величезного паперового документообігу, а й спростити процедури прийому та обслуговування громадян, істотно скоротити час їхнього спілкування з фахівцями Фонду. Вся інформація про особу відразу потраплятиме в електронну пенсійну справу, яку формуватимуть під час першого звернення громадянина у Фонд та оброблятимуть через централізовану систему призначення та виплати пенсій. Ця система буде єдиною для всіх управлінь Фонду, захищеною за сучасними стандартами, що унеможливлює втрату персональних даних та витік інформації.
Після того, як працівники фронт-офісу прийняли необхідний пакет документів, у бек-офісі автоматично, за допомогою програмного забезпечення, вносяться у справу дані із системи персоніфікованого обліку про страховий стаж та заробітну плату й здійснюється розрахунок пенсії. Дані про стаж за періоди роботи до впровадження системи персоніфікованого обліку спеціаліст вносить вручну на підставі даних трудових книжок.
Нова система аналізує можливість призначення пенсії за всіма варіантами, на які має право конкретний пенсіонер. Клієнту не треба буде писати заяву на призначення конкретного виду пенсії, варто лише зазначити, що він претендує на призначення пенсії у найвигіднішому для нього розмірі.
Ще одна проблема діючої системи обслуговування громадян в органах ПФ України , що вирішує запровадження нової централізованої системи – це те, що оформлення пенсійних документів відбувається лише в управлінні Фонду за місцем реєстрації пенсіонера. З 2016 року громадянин зможе звернутися щодо призначення пенсії в будь – яке управління в системі Пенсійного фонду України. Це спростить життя пенсіонерам, які можуть звернутися щодо призначення пенсії в найближчу установу.
Значно розширюються можливості дистанційного обслуговування громадян, залучаючи до цього Контакт – центр та веб-портал Пенсійного фонду. Одержавши електронний цифровий підпис, через персональний кабінет на веб-порталі людина отримає доступ до своєї електронної пенсійної справи, зможе подати заяву на перерахунок пенсії, не виходячи з дому, контролювати вчасність виплат. Крім того, через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду громадянин має право подати заяву, звернення, скаргу, отримати необхідну консультацію фахівців.
Таким чином, позитивний ефект від впровадження нових технологій отримають і громадяни нашої держави і, безпосередньо, сама держава, а саме досягається максимальна автоматизація процесів від моменту звернення до призначення і виплати пенсії, перехід до електронних пенсійних справ, відмова від численних паперових архівів; економія коштів Фонду на утримання централізованих систем, упередження переплат та дублювання виплат, надійний захист персональних даних, мінімізація «людського фактору», помилок, зловживань, корупції.
